バックオフィス採用のコツは？見極めポイントを押さえて優秀な人材を獲得

企業経営を支える重要なポジション「バックオフィス」の採用を目指す採用担当者は多いのではないでしょうか。

バックオフィスといっても、職種や業務内容はポジションによって全く違います。バックオフィスの各職種の給与相場や向いている人の特徴などを捉え、採用計画を考える必要があります。

今回は、バックオフィスの採用を目指している採用担当者に向けて、バックオフィスの採用を成功させるコツについて解説します。基本的な採用フローについても解説をしているので、最後まで読んで参考にしてみてください。

　　 　　　　 　　　　 　　　　 　　　　

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バックオフィスとは？

バックオフィスとは、お客様との直接的な関わりを持たない業種のことを言います。

営業など、お客様とのかかわりや社外での活動が多い業種を「フロントオフィス」という反面、経理や財務、総務や管理部門、人事など社外のお客様との関りや、社外での業務がほとんどない業務のことをバックオフィス、または「間接部門」や「管理部門」とも呼びます。

以下では、各職種について具体的に解説をします。

経理

経理は、会社のお金そのものやお金の流れを記録・管理を担当します。

会社のお金の流れ、取引の流れを記録する役割をもった事務系の職種であり、会社の会計にかかわる業務です。数字でお金の取引を管理し、最終的には経営者や企業の利害関係者に会社の経営状況を報告することを任されています。

日々の売上や仕入の処理、給与精算や会社で加入している保険料支払いの処理、経費精算、資産購入や売却時の処理など、あらゆるお金にかかわる業務を会計処理します。

財務

財務は、資金計画を立て、資金調達や予算管理を行います。

財務は、銀行融資や株式発行など資金金調達を行ったり、投資やM&Aなど余裕資金の運用の計画をたてることもあります。

財務担当者には、金融機関と折衝したりするための専門知識や、集めた資金を利用して今後の経営計画を決める企画的要素を求められることが多いです。

人事

人事は、従業員の採用や育成、評価、人員配置など、人材活用にまつわる業務を担当します。

企業経営にかかせないヒトを採用するために、採用計画を立て、応募集め、採用面接や他部署との連携を行います。また、既存従業員には入社後の研修企画や人事評価、部署配置など、組織のヒトにかかわる業務を任される部署です。

人事は、バックオフィスの中で最も外部のヒトと会う機会が多く、高いコミュニケーション能力や柔軟性が求められる職種です。

労務

労務は、労働時間や給与の計算のほか、保険手続きや福利厚生の管理などを担当します。

労務は、社内のルールや規則が法律に誤っていないか、従業員が安心してはたらける環境つくりを行う仕事です。また、従業員の福利厚生や健康保険や厚生年金、雇用保険などの社会保険料の支払い手続きは、労務が担当します。

そのほかには、従業員と会社間で問題があった時のトラブル対応や、就業規則の作成など会社のはたらく環境を作る役割があると考えておきましょう。

法務

法務は、法律・司法についての業務を担当します。

法務には「国際法務」「渉外法務」「市民法務」とさまざまな種類がありますが、企業の法務は、企業が関与するすべての法律的な業務を担当し、 企業活動が法令や契約と整合性をもって適正に行われ、企業が健全な発展を遂げることができるかを任されています。

これを「企業法務」と呼びます。企業法務は、企業活動をトラブルの影響から保護する「守り」の役割と、新規プロジェクトやM&Aをスムーズに進めるために法的な面でサポートするなど、ビジネスを成功へと導く「攻め」の役割があります。

総務

総務の仕事は、企業経営を行う上で多岐にわたる業務を任されるため、マルチタスク管理能力が求められます。

「他部署が担当できない仕事」は基本総務が業務を行います。例えば、備品や社内施設の管理・整備などがありますが、そのほかにも人事部や経理部などが独立して配置されていない企業では、これらの業務も総務が担当する場合もあります。

企業によって総務が任される業務は異なりますが、企業経営を円滑にするための業務を担っていると認識しておいてください。

情報システム（情シス）

情報システムは、社内で扱う情報システムの企画・開発・運用・保守を担当します。

情報システムが任される基本的な業務では、社内システムの開発・管理、IT機器の運用・管理、ヘルプデスク業務、セキュリティ対策の4つが挙げられます。

近年、企業の情報管理やIT化は著しく変化しており、情報システムの採用を強化する企業が増えてきています。また、エンジニアでもSEとして働くより、社内の情報システム部門で働きたいという求職者が増えてきており、今注目を集めている部署です。

バックオフィスの基本的な採用フローは？

バックオフィスの採用フローについて解説をします。

一概に「バックオフィスの採用」と考えてしまうと、採用成功にはつながりません。各部門でどのような人材が必要なのか、その人材を見極めるためにはどのような選考フローが必要なのかなど、各部門が求める人物像にマッチする求職者と出会えるような採用フローの計画が必要です。

以下では、採用フローの考え方や計画の仕方について解説します。参考にしてみてください。

ステップ1：採用計画

採用を始める前に、どのような人材が欲しいか、何を任せるために募集をするのかを明確にしておきましょう。

これは、採用を始める前の重要な「採用計画」になります。採用計画が定まっていないまま採用を開始してしまうと、いざ求職者が集まった際に何を比較するか、どのような仕事を任せたいかの説明ができないまま、ミスマッチの人材を採用してしまう可能性があります。

そうならないためにも、まず各部署とどのような人物を求めているのか、どのような業務を任せ、どのような期待をしているのかなど、採用ターゲットを明確にしておきましょう。

ステップ2：募集

採用ターゲットが決まったら、どのような方法でターゲットを集めるか「募集形成」を決めましょう。

人材紹介会社や求人広告を利用する企業が多いです。

人材紹介会社は、自社が求める人物像に合う求職者を人材紹介会社に登録している求職者の中から企業担当者が紹介をしてくれます。採用が成功した場合は、入社予定者の想定年収の35％から45％程度の成功報酬が発生しますが、自社にマッチする人材に出会いやすいという点でおすすめです。

求人広告は、媒体掲載費に数10万円から数100万円かかる場合がありますが、一度支払ってしまえば都度の支払いはないため、採用人数が多ければ多いほど採用費を抑えることができます。自社の魅力を大々的にアピールしたい企業や、人材紹介会社の利用を考えていない企業にはおすすめの方法です。

ステップ3：選考

採用の際は、選考ステップも重要です。最近は、人材獲得への競争率が各企業激しく、面接回数を1回で終わらせる企業も増えてきています。

採用の際、必ず会うべき自社の従業員はだれなのかを考えたうえで選考ステップを決めるようにしましょう。一般的には、書類選考、筆記試験、面接、最終面接で面接を2回する企業が多いです。

書類選考は多くの企業が実施していますが、筆記試験は企業や求める職種によって異なります。経理や財務など、実務経験をはかりたい職種を採用する際は、筆記試験や実務試験を導入してみるのもおすすめです。

書類選考

書類選考では、求職者の学歴や職務経歴を確認することができます。

書類は、履歴書と職務経歴書の2種類があります。履歴書は、求職者の名前や住所、学歴が記載されている自己紹介カードのようなものです。一方で、職務経歴書は求職者の社会人になってからはたらいた経験について記載されている自己アピールのようなものです。職務経歴書では、これまでどのような業務を行っていたのか、どのようなポジションで、リーダーやマネジメント経験があるかなど、あらゆる内容を確認することができます。

しかし、あくまで書類のため、記載されている内容を見て「もっと聞いてみたい」と思うような経歴があれば書類選考を通過、面接を実施するというのが採用の一般的な流れです。

書類選考は、ある程度合格ラインを持っておくことでスムーズに選考できるので、先に合格ラインを決めておくことをおすすめします。

筆記試験

筆記試験では、一般常識や学力、さらには性格分析をもとに適性をはかるテストがあります。

筆記試験を用いる理由は、面接前に事前に求職者の能力をはかる目的があります。特に、応募が多い企業だと、全員の書類選考や面接を実施していると面接官の工数がかかってしまい、スムーズに選考をすすめることができません。

そうならないために、まずは筆記試験を用いて合格ラインであるか否かを判断します。その結果、企業が定める合格ラインや適正に当てはまった求職者を次の選考フェーズに案内するという方法です。

優秀な人材を採用したいけど、工数や時間をかけられないという企業は、筆記試験の導入を検討してみてもいいと思います。

ステップ4：採用通知

求職者に内定を出す場合は、最終面接終了から3日以内に内定通知を出すようにしましょう。

求職者は、転職時平均5社企業を受けているといわれています。もし、採用をしたい人物に出会い内定を出したならば、他社の内定に承諾をしないようにできるだけ早く内定通知を出すようにしてください。

最終面接終了から1週間以上たってしまうと、求職者の自社に対する意欲が下がってしまう可能性があります。求職者は、最終面接終了時が最も受けた企業に対する入社意欲が高い傾向にあります。求職者の意欲が下がらないようにするためにも、採用することが決まった場合はすぐに通知できるよう、先にオファー額等伝えるべき内容を決めておくようにしてください。

バックオフィスの給与相場は？

一般的に、バックオフィスの給与は平均400万円〜700万円と言われています。

しかし、職種によって給与は異なるので各職種の平均給与を理解しておくことが重要です。
以下では各職種の給与相場について解説をします。参考にしてみてください。

経理・財務

経理の給与相場は、経験年数によって異なります。

実務経験3年以内であれば、平均350万円〜400万円程度と言われています。一方で、実務経験3年以上ある場合、給与相場は400万円〜600万円程度と言われています。管理職であれば、年収は600万円〜799万円が目安です。

経理や財務は、実務経験はもちろん専門スキルを身につけることができる国家資格も多く存在するため、資格保有者は給与が上がる可能性もあります。

中には、公認会計士や税理士など特殊な資格を持っている人もいるため、それらの人は年収1000万円以上になる場合もあるので、求職者のスキルや実務経験、保有資格で判断するようにしてください。

人事

人事の給与相場は、新入社員の場合年収は350万円〜450万円程度と言われています。

実務経験が10年以上ある場合、給与は大幅に上がり600万円程度の人が多いです。管理職になれば、700万円〜900万円を見込める場合もあり、経験年数やポジションによって異なります。人事部長クラスになれば年収が1000万円以上となることもあるといわれているのが、人事の給与の特徴です。

人事には、社会保険労務士という資格があり、企業によっては資格保有者に給与が上乗せされる場合もあります。

ただし、これらはあくまで目安なので、担当している業務やスキルによって給与はことなるので注意してください。

法務

法務の給与相場は、実務の経験年数が少ない若手であれば、400万円〜600万円程度と言われています。また、実務経験が5年以上だったり、課長クラスであれば600万円〜900万円が相場と言われています。

ほかの職種と同様、マネージャーポジションなど、上のポジションになれば給与はあがるので、人によっては年収は800万円を超える場合もあり、法務部長なら年収が1000万円超えるとも言われています。

バックオフィスの中でも、法務は専門性が高く企業からのニーズが高いので、高い年収を出している企業が多いです。外資系であれば、マネージャークラスで1200万円前後、ディレクタークラスで2000万円〜2500万円程度の年収の企業もあります。

どの職種にも言えることですが、できる仕事の幅が広がり、責任が重くなるにつれて年収は高くなります。どのようなポジションで採用したいかで給与は変わると思うので、ポジションと比較して給与を決めてください。

バックオフィスに向いている人は？

以下ではバックオフィスに向いている人の特徴について解説をします。

バックオフィスは、向き不向きで仕事のパフォーマンスが全く変わってくるポジションです。バックオフィスに向いている人材を理解することで、高いパフォーマンスを発揮できる人材を採用するようにしてください。

同じ作業をコツコツと取り組める

バックオフィスの業務内容として特徴的なのが、ルーティンワークが多いという点です。

特に経理や財務などのお金を扱う仕事は、従業員の経費精算や給与精算など、月末月初に毎月同じ業務をする必要があります。これらの業務は、お金に関わる重要な業務のため、絶対にミスは許されません。

同じ作業に対し、コツコツと正確に且つ迅速に取り組める人がバックオフィスに向いています。また、集中力を長時間継続しながら、同じ環境で業務をこなすことも重要です。

1日座りっぱなし、同じ業務をやり続けることが苦手な方や、できる限り毎日違う業務をしたいという求職者は、バックオフィスが向いていないので採用しないように注意してください。

チームをサポートするのが好きな人

バックオフィスは、企業経営を円滑にすすめるためのいわば企業にとって「縁の下の力持ち」になります。

そのため、チームをサポートすることや誰かを支えることが好きな人が向いています。

バックオフィスは、営業職のように自分で利益を作りにいくポジションではありません。営業やその他部署の人達が、利益を作るためにはたらきやすい環境や準備を整える役割があります。「自分で利益を作りたい」「お客様に商品をすすめたい」という願望がある求職者はバックオフィスには向いていないので、注意してください。

誰かを支えたことでやりがいを感じた経験がある人や、表ではなく陰で人を支えたいという想いを持つ方がバックオフィスに向いているので、そういった思考がある求職者を採用ターゲットにするのがおすすめです。

コミュニケーション力が高い人

バックオフィスは、他部署との連携が重要なポジションです。

バックオフィスであれば、人と会話することなくコミュニケーションは必要ないと考える人が多いですが、実はそうではありません。バックオフィスは、企業の縁の下の力持ちとして他部署を支える役割があるため、他部署とのコミュニケーションが必須です。

他部署からの依頼が多く集まるバックオフィスが、コミュニケーションが苦手であれば企業経営は円滑に進みません。

バックオフィスには、相手に合わせた会話や話の内容、相手のことを考えたコミュニケーション能力がある人が求められるため、採用する際はコミュニケーション能力が高いかをしっかり判断するようにしてください。

バックオフィスに必要なスキルとスキルチェック

以下では、バックオフィスと呼ばれる各職種でどんなスキルが必要かを解説します。

せっかく採用をするならば、活躍してくれる人材を採用するために必要なスキルを理解してみてください。これらのスキルをもとに、書類選考や面接を通して、採用に適した人材かを判断していただけると思います。

経理に必要なスキルとスキルチェック

経理では、基礎スキルとしてパソコンスキルやお金に関する知識が必要です。

経験者を採用する際は、決算締めを任せることができるかなど、どの程度実務経験があり、一人称で業務をこなすことができるかを確認するようにしましょう。企業によっては、経理の部署が数人しかいないこともあり、経験の幅が変わってきます。どのような経験があり、何を任せられる人材かを見るようにしてください。

そのほか、経理関係の資格を持っているかも確認するといいでしょう。特に、管理会計や簿記は経理に必要なスキルを身につけることができる資格です。これらの資格を取得している場合、経理の知識があると判断しても問題ないです。

財務に必要なスキルとスキルチェック

財務では、決算書をもとに資金計画をたて、資金調達や予算管理を行うため、長期的な計画をたてることができるか、長期的に戦略を考えることができるかを確認するようにしてください。

また、財務は投資やM&Aなど余裕資金の運用をする場合もあります。そのため、資金繰りや資産運用、金融機関折衝や資金調達などを経験したことがあるか、あるならばどのような計画で実行をしたか、確認できる範囲で必ず確認するようにしてください。

財務では、専門知識を用いた会話をする必要があります。経験だけでなく、資格や知識も重要になるため、選考の中で必ず確認をするようにしてください。

人事に必要なスキルとスキルチェック

人事は、求職者との面接や他部署との連携が必須のため、高いコミュニケーションスキルが要求されます。そのため、コミュニケーション能力がどの程度あるかを、必ず確認するようにしてください。

人事は、求職者と1番に関わるポジションです。面接官の印象がよくないと、企業の印象も下がってしまいます。面接の中で、コミュニケーション能力や、求職者の雰囲気が企業にマッチしてるか、企業にとってマイナスにならないかを判断してください。

そのほかには、業務でパソコンを使う機会が多いため、基本的なパソコンスキルがあるかを確認してください。面接のスケジュール管理能力や転職エージェントとのやり取りなどもすべてパソコンで行います。パソコンスキルが欠けていると、業務効率が下がってしまうため、注意してください。

パソコンスキルをはかる資格では、MOSスペシャリストがあるので、資格を持っているか否かで判断も可能です。

労務に必要なスキルとスキルチェック

労務では、給与計算や各種社会保険の手続きをする必要があります。そのため、これらの業務の経験があるか、または知識やスキルがあるかを確認するようにしてください。

企業によっては労務に任される仕事が異なるため、どのような実践業務を経験してきたかを確認するのは大切です。また、労務は労働トラブルの対応を任される機会も多く、求職者がトラブル解決の経験があるかも確認するといいでしょう。

そのほかには、就業規則の作成経験や社会保険労務士にどこまで委託して業務を行っていたかも確認してみるのもおすすめです。

業務範囲が広いからこそ、どのような経験があるかをしっかり確認し、自社で活躍する人材かイメージするようにしてください。

法務に必要なスキルとスキルチェック

法務は、契約や取引に関する契約周りを管理する必要があります。そのため、法務・組織法務・コンプライアンス法務・紛争対応法務などを経験があるかを確認するようにしてください。

また、契約書などの書類作成の際には文章作成スキルが必須になります。文章作成スキルがあるかは、これまでの経験から確認することができると思うので、前職でどのような資料や契約書を作成したか確認をしてみてください。

法務では、世の中の変化に合わせてルールや規則を瞬時に変更していくことが大切です。世の中の変化をいち早く吸収できるリサーチ能力や情報収集力も重要なスキルになってくるので、面接で一般常識やニュースについて聞いてみるのもいいでしょう。求職者の情報に対するアンテナの高さを確認することができます。

総務の主なスキルとスキルチェック

バックオフィスの中でも、最も業務範囲が広いといわれている総務では、柔軟な対応や臨機応変に行動できるスキルがあるかを確認するようにしてください。

経験業務は、企業によって異なることが多いのが総務の特徴です。総務であれば、できる業務の幅が広ければ広いほど任せる業務のイメージができるので、まずは面接でどのような業務を担当していたか確認をするようにしてください。その中で、どの業務が得意だったか、1番任されていた業務は何かを確認することで、任せる業務のイメージができると思います。

そのほか、総務では他部署との連携が必須になるため、コミュニケーション能力があるかも確認するようにしましょう。相手に合わせたコミュニケーションができるか、どのような年齢層の人と関わることが多かったかを聞くことで、コミュニケーション能力をはかることができるのでおすすめです。

バックオフィスを理解して採用成功へ

バックオフィスといっても、人事や総務、経理などあらゆる職種があります。

これらの職種を一つずつ理解することで、採用方法が見えてくるはずです。職種に合わせた採用方法を実施すれば、必ず採用成功につながります。今回紹介をした採用方法や各職種について、まずは理解を深め、自社に合った採用方法を見つけてみましょう。

また、転職サービスを利用するのもおすすめです。中でもハイクラス人材紹介サービス・WARC AGENTは、多くの優秀な人材が登録しています。きっと自社のポジションに合った方と出会えるでしょう。