営業事務に向いている人・向いていない人の特徴｜必要とされるスキルも紹介

営業事務は、営業担当者が顧客と交渉などがしやすいように社内で事務作業のサポートをする仕事です。書類作成をはじめとした一般的な事務仕事が中心ですが、実際の業務では営業担当者や顧客とのコミュニケーションを取りながら仕事をする場面もよくあります。

コミュニケーション能力を生かして働けるのが営業事務の魅力ですが、向いている方と向いていない方がいるのが事実です。この記事では、営業義務に必要なスキルと一緒に、向いていない方が向いている方になる方法を紹介します。ぜひ参考にしてください。

　　 　　　　 　　　　 　　　　 　　　　

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営業事務に向いている人の特徴

営業事務の仕事内容は多岐にわたり、一つひとつの仕事を要領よく丁寧にこなす必要があります。営業事務の仕事に向いている方の性格や特徴は以下に挙げるようなものです。

細かい作業をコツコツこなす几帳面な人

営業事務の仕事は、細かい作業をコツコツこなすのが得意な方・几帳面な方・高い正確性を持つ方に向いています。営業担当者のサポート役なので、営業に関する細かい数字やデータを扱う機会が多いのが営業事務の特徴です。細かいところに気が付き、正確な資料を作れる方だと営業の仕事も円滑に進み、重宝されるでしょう。

また、営業事務の仕事は一般事務でも行うデータ入力や書類作成の仕事もあります。特に、請求書作成などお金に関する書類の作成やデータ入力を行う場合、数字の桁を1つ間違っただけで企業の大問題を発生させかねないので、高い正確性が必要です。

幅広い業務に臨機応変に対応できる人

営業事務は営業サポートから顧客対応まで、こなす業務の幅が広いのも特徴です。イレギュラーな自体が発生するケースも多いので、臨機応変に対応できる人材が求められます。営業事務での「臨機応変」は、さまざまなトラブルや結果に対して、型にとらわれずその場に応じて適切な対応を取る力です。

営業事務のオフィスには、顧客からクレームやイレギュラーな要求が届くこともよくあります。オフィスに営業の職員がいない場合、顧客に対応するのは営業事務の職員です。どのようなクレームや要望にも冷静に対処できる力を養っておきましょう。

誰かのために働くことが好きな人

基本的に、営業事務は営業の職員を陰から支える仕事です。営業の職員が円滑に仕事を進められるように下準備をする「縁の下の力持ち」のような立場なので、誰かのために働く・誰かのサポートをするのが好きな方に適しています。

営業事務はアシスタント役である分、自分自身に仕事の成果が見えにくいのが特徴です。どうしてもやりがいを感じにくくなりがちですが、自分がきちんと仕事をすればするほど営業の方は仕事がしやすくなり、会社の収益が上がっていきます。

円滑なコミュニケーション能力がある人

営業事務では同じオフィス内の職員だけでなく、社内のさまざまな部署にいる職員や社外の顧客ともコミュニケーションを取る必要があります。高い傾聴力と共感力をもって、円滑なコミュニケーションが取れる方は営業事務の仕事で非常に重宝されるでしょう。

営業事務の仕事はオフィスの中で行いますが、電話で営業担当者と連絡を取ったり顧客の対応をしたりする機会はよくあります。正確な連絡や対応ができるよう、コミュニケーション能力を磨くだけでなく、営業職の方と同じぐらい自社や顧客についての知識を身に付けておくのも大切です。

スケジュールの管理能力が高い人

事務系の仕事にスケジュール管理能力は必須です。特に、営業事務では営業担当者のスケジュール管理も大切な仕事の1つなので、より高度な能力が求められます。自分のスケジュールも、顧客や他職員の予定など把握しながら立てなければなりません。

営業事務の仕事には見積書・契約書・請求書の作成もありますが、自社と顧客の間で確認が繰り返され、修正が求められるケースが多いので、十分な余裕をもって作成にかける時間を確保する必要があります。請求書に関しては、営業の職員がどのタイミングで申請してくるかを把握しておかないと、自分の仕事をこなす時間が足りなくなってしまうでしょう。

自分で考えて動ける人

営業事務の仕事をこなすには、自分で考えて動く力も必要です。営業事務の仕事は幅が広いうえ、イレギュラーな用事もよく飛び込んできます。仕事に優先順位を付け、マルチタスクでこなしていかないと、仕事が溜まっていく一方でしょう。

事務系の仕事でもてきぱき仕事をしたい方・アクティブな方・スケジュールの先を読みながら行動するのが得意な方は、営業事務の仕事に向いています。

PCスキルが高い人

営業事務の仕事は、一般事務より高いPCスキルが求められます。メールはもちろん、見積書・請求書などの書類作成や顧客管理表などデータ入力の仕事が多いので、Excel・Wordのスキルも必須です。Excel・Wordについては基本的な操作だけでなく、ショートカットキーの使い方や書式設定の仕方も身に着けておきましょう。

Excel・Wordのほかに、PowerPoint・顧客管理システムや営業支援ツールなども使えるようにしておくのがオススメです。また、ZoomやGoogle Meetなどのビデオ会議システムの使い方を覚えておくと、テレワークにも対応できます。

営業事務に向いていない人の特徴

営業事務の仕事は、決まった仕事を言われた通りにしたい方、コツコツ・モクモクと仕事をしたい方には向いていません。営業事務の仕事に向かない方の特徴と、少しでも向いている方になる方法を以下に紹介します。

1人で黙々と働きたい人

営業事務は、事務系の仕事でもさまざまな方と関わる場面が多いのが特徴です。チームワークで行う仕事でもあるので、1人で黙々と働きたい方・個人プレイで実績を上げたい方には適していません。

しかし、話すのが苦手な方でも、笑顔で対応する・相手の目を見て話す・聞き取りやすいはっきりした声で話すの3点を意識すると相手からの印象がよくなります。チームプレイが苦手な方は、自分から話すより聞く方に重点を置く・感情的にならない・自分から動く・相手や周囲の方に関心を持つの4点を守ると仕事がしやすくなるでしょう。

データや数字に苦手意識のある人

営業事務では細かいデータや数字を扱うので、数字が苦手な方・データ入力が苦手な方・集中力がない方・几帳面さに欠ける方にも不向きです。

しかし、数字に対する苦手意識はほとんどの場合思い込みなので、自分の意識を変えるだけで解決できます。また、数字は表やグラフを作成しているうちに馴れていくものです。

Excelを使うと簡単なので、積極的に使って練習しましょう。データ入力が苦手と感じるのは、長時間の作業で目や体の疲れが生じるのが原因のケースが多いです。時々姿勢を変えたり、お茶を飲むなどしてリフレッシュするようにするとまた作業に集中できるようになります。

几帳面さを求められる作業が苦手な方には、以下のような対策が有効です。

• 自分用のチェックリストを作る
• システムを導入して入力作業を自動化する

マルチタスクが苦手な人

事務系の仕事はどれもマルチタスクが求められます。マルチタスクとは、複数の仕事を同時進行で遂行するスキルです。業務の範囲が広く、イレギュラーな仕事も多い営業事務では特に必要とされます。

マルチタスクが苦手な方には、以下のような対策が有効です。

• するべき仕事をリストアップして優先順位を付ける
• 1時間や2時間の単位で1つの仕事に充てる時間を区切る
• 余裕をもってスケジュールを組む

自分の意思で責任を持って行動するのが苦手な人

営業事務の仕事は自分から動く力だけでなく、自分の行動に責任を持つ能力も求められます。主体性のない方や指示待ちをするタイプの方には向いていません。

営業事務の仕事はデータ入力や書類作成の仕事だけでなく、顧客やイレギュラーな事態への対応もあります。顧客やイレギュラーな事態に直面したとき、自分で考え責任をもって対応できないと、円滑に仕事を回していくのは難しいでしょう。

受け身になりがちな方には、以下のような対策が有効です。

• 普段の小さい物事から自分で決める
• 自分から挨拶をする
• ポジティブに物事を考えるなどの習慣を付ける

責任感を持つのが難しい方には、以下のような対策が有効です。

• 職場などのルールをきちんと守る
• 成功体験を増やして自信を持つ

パソコン操作が苦手な人

パソコンが苦手だと、営業事務だけでなくどの仕事でもうまく回っていけません。特に、資料作成や顧客管理など多くの仕事でパソコンを使う営業事務は一定以上のパソコンスキルが求められます。基本的な操作だけでなく、Excelの関数・PowerPointでの資料作成・Accesでのデータ集計等もできるようにしておきましょう。

パソコンスキルに自信がない場合は、自宅のパソコンで練習したりパソコンスクールに通ったりするのがオススメです。

営業事務の転職やキャリアップに役立つ資格

営業事務の仕事をするのに特別な資格は不要です。しかし、転職を希望したり、さらにキャリアアップしたい方に役立つ資格はいくつかあります。よく取得されている資格3つについて解説するので、参考にしてください。

MOS

MOSはWord・Excel・PowerPointなどマイクロソフト社製ソフトの使用スキルを証明できる国際資格です。受験資格に制限はないので、高いパソコンスキルが求められる営業事務の仕事を目指すならぜひ取得しておきましょう。

MOSは受験方法が全国一斉試験・随時試験・オンライン試験の3種類あるのが特徴です。全国一斉試験は毎月1～2回受験の機会があり、随時試験は毎日全国にある会場のどこかで実施されています。オンライン試験は自宅や職場で好きな時間に受験できるのが長所です。

申し込みは、全国一斉試験とオンライン受験の場合は公式サイトの申請フォームから申請し、随時試験の場合は希望する試験会場に直接書類を提出します。

日商PC検定

営業事務の仕事をするのにパソコン関係の資格を取るなら、日商PC検定がオススメです。日商簿記と同じ日本商工会議所が実施している検定試験で、文書作成・データ活用・プレゼン資料作成の技量を図ります。パソコンの実用性と即戦力だけでなく、国語力や経営についての知識量も証明できる資格です。

日商PC検定は1級・2級・3級・Basicの4ランクで試験を設定しています。営業事務への就職や転職のために取得するなら、2級以上を目指しましょう。日商PC検定の難易度はそれほど高くないので、1か月程度パソコンの勉強をすれば合格できるでしょう。

日商簿記検定

日商簿記検定は学生や事務系の仕事をしている方を始め、さまざまな業界の方が受験している検定試験です。非常に実用的な資格で、営業活動の記録・計算・整理など経理の基本が身に付きます。就職・転職のために取得するなら、工業簿記の範囲も含んだ2級以上を目指しましょう。

日商簿記2級の試験は毎年2月と6月の2回実施されます。難易度は高いので、合格するには試験日までに100～200時間は勉強の時間を確保してください。試験の半年前から勉強を始めると、無理なく準備ができます。勉強方法はスクールに通う方法もありますが、忙しい方は隙間時間に勉強できる市販のテキストで勉強するのがオススメです。

営業事務は高いパソコンスキルとコミュニケーションスキルが必要

営業事務はオフィスの中で仕事をする時間が多い仕事ですが、社外の顧客と関わる機会も多いのが特徴です。仕事量も多いので、自分から進んで動かないとどんどん仕事が溜まっていきます。

営業事務で1番求められるスキルはコミュニケーションスキルで、2番目に求められるのはパソコンスキルです。もし、話すのが苦手であれば、相手からよい印象を持たれる立ち振る舞いと傾聴力を身に付けましょう。

パソコンは実務で自然に身に付きますが、MOSの取得を目指すなどしながらさらにレベルアップを目指すのがオススメです。営業事務に向いていないと思っている方も少しの努力で変わっていけるので、この記事で紹介した方法を試してみてください。