総務部門担当者の採用は難しい？優秀な人材を採用できる工夫を紹介

総務部門担当者は非常に多岐にわたる業務を行いますが、大幅に増員されることも少なく、中小企業だと担当者が1名のケースもよく見かけます。総務担当者の採用を経験した人が自社におらず、どう採用戦略を決めたら良いのか、実際に採用活動の動きをどうしたらいいのか分からないという方も多いのではないでしょうか。

今回の記事では、総務担当者の採用がなぜ難しいのか、理由と背景について解説していきます。この記事を読むことで、会社を管理する優秀な総務担当者の採用をどうやって行えばいいのか理解できるでしょう。

総務とは？

総務とは、企業や組織において、広範な業務を統括的に管理するポジションです。会社の円滑な運営を支える重要な部門として位置づけられています。

具体的な業務範囲としては、人事・労務・経理・庶務・施設管理・法務など多岐にわたります。営業などサービスを提案したり顧客との契約を取り付けたりはしませんが、組織の基盤となるサポートを提供しています。総務部門は、企業の内外に向けた窓口としても機能しており、組織の円滑なコミュニケーションを図る役割も果たしています。

また、総務では社内のありとあらゆる部署へ対応する可能性があるので、社内コミュニケーションも非常に求められる部署です。

総務担当者を採用する難易度は難しい？

総務は多岐にわたる業務領域と企業全体の運営に関わることで会社に大きな影響を与える部署です。そのため、総務担当者を採用するのは、一般的に難易度が高いと言われています。

では、他の職種と比較した際に、本当に採用は難しいのでしょうか。ここでは一般職種の求人倍率と比較して検証していきます。

①全職種平均の求人倍率

厚生労働省が発表している令和5年5月時点での求人倍率は1.31倍でした。これは前月と比較すると0.01ポイント低下しています（※1）。長期的なところでみると、2020年のコロナでは倍率が約1倍まで落ち込みましたが、現在は回復傾向で安定しています。

一般的な職種だと求人倍率は1倍以上か以下で判断されます。1倍以上が募集企業と応募者の数が釣り合っている状態で、1倍以上になると応募者より募集企業が多い状態です。これが1倍未満になると、応募者の数が募集企業よりも多い状態とされ、仕事に就きたくても就けない厳しい状況と言うことができます。

つまり、求人倍率1.31倍の現在は応募者個人が仕事を選ばなければ、誰でも会社に入れる売り手市場で就職難易度は低めと言えます。

（※1）参考：厚生労働省「一般職業紹介状況(令和5年3月分及び令和4年度分)について」

②総務担当者の求人倍率

総務担当者を募集する場合、求人倍率も変わってきます。特に経験豊富な総務のスペシャリストを求めるケースでは、適切な人材を見つける難易度は上がる傾向にあります。厚生労働省が発表している総務の担当者の求人倍率は令和5年4月時点で0.35倍です（※2）。

総務担当者の採用は、組織の中核を担うために非常に重要です。スキルや経験はもちろん、人物面も含めて人を選ぶ傾向にあります。また、総務は年間を通じで業務量が安定しており、人気職種でもあります。

にも関わらず、募集人数は1名程度と少数です。求められるものも即戦力が多く、結果として求人倍率も一般の職種よりも高くなる傾向がみられます。

（※2）参考：厚生労働省「一般職業紹介状況(令和5年4月分)について　参考統計」

総務担当者の採用が難しいと言われている理由

総務担当者の採用が難しい理由は複数あります。その中で特に挙げられるのは下記のとおりです。

• ①多岐にわたる業務を要求されるため
• ②専門知識と実務経験が要求されるため
• ③機密情報と機敏な対応が要求されるためです。

①多岐にわたる業務を要求されるため

総務担当者は企業内の広範な業務を担当します。具体的には人事管理や労務管理、経理業務に法務、庶務などです。総務はこれらの多岐にわたる業務を一手に引き受けることが求められます。

総務はこれらの業務に精通する必要があり、単に知識だけではなく実務経験も求められることが多いです。知識と実務経験の両方を兼ね備えた人材を探すのは非常に困難です。

これに加えて、総務の業務は組織運営にも直結する分野であるため、誤りやミスも許されません。そんなプレッシャーに耐えうる人物である必要もあります。

幅広い知識と経験、そして責任感などを兼ね備えた人材でなければ、総務担当者として通用しないため採用が困難と言われています。

②専門知識と実務経験が要求されるため

総務担当者には法務や労務に関する法律知識、経理に関する会計知識などが求められます。ただ、これらの知識は総務担当者としてあくまで基礎的な能力です。ただ知識があるだけでは戦力としてカウントされません。

総務担当者としてやっていくためには、実際の業務経験も重視されます。場合によっては、会社で使用しているツールを採用後にすぐ使用できるかどうか確認される場合もあります。

具体的には、実務で使用していた会計ソフトや給与計算システムが何かという所まで聞かれます。このように、総務はこれまで身に着けてきた専門知識と実際の仕事ぶりの両軸で評価されるため、求められるものに応えられる人を採用するのは難しいと言えます。

③機密情報と機敏な対応が要求されるため

総務担当者は組織内の機密情報に触れることが多い職種です。職掌の範囲によるところはありますが、場合によっては人事や給与など、社外秘の情報を取り扱う仕事です。そのため、情報漏洩のリスクが常に懸念されます。

業務自体に信頼性や慎重さが求められる一方で、突発的なトラブルや問題への機敏な対応もできる必要があります。事務職なので決まりきったことを処理する印象がありますが、緊急なトラブルやエラーには型に囚われず動かなければなりません。

ここまで述べてきた様な対応ができる人は、なかなか居ないため、総務担当者の採用は難しいと言われています。

総務担当者を採用できないことで生じる弊害

総務担当者の採用が難しく適切な人材を確保できないと組織にはさまざまな弊害が生じます。具体的には下記の弊害が想定されます。

• ①組織運営の困難になる
• ②法的コンプライアンスのリスクが生じる

①組織運営の困難になる

総務担当者は組織内の多岐にわたる業務を担当することがあります。会社によってどこまで担当するかはそれぞれですが、人事・労務・経理・法務・庶務などの重要な領域を取りまとめることがあります。これらの範囲を担当する適切な総務担当者がいないと、会社の業務の遂行や組織運営が進まなくなります。

人事が回らなくなると新しい人員の採用が進められませんし、経理がいなければ会社の資金繰りを管理できなくなります。総務担当者が採用できないと組織の正常な運営が困難になってしまいます。結果として労働環境が悪化したり、資産の効率的な利用に影響がでたりします。

②法的コンプライアンスのリスクが生じる

総務担当者は労務管理や法務関連の業務に携わることがあります。特に昨今では法的コンプライアンスが厳しく求められる傾向にあります。そんな中で適切な専門知識や経験を持たない担当者が配置された場合、法的なリスクが高まります。たとえば労働基準法に準拠しているかどうかの判断を誤ってしまったり、無効な契約を締結をしてしまうなど、知らずに労務問題や法律違反をしてしまうかもしれません。

これは、企業にとって重大な懸念事項です。適切な総務担当者の不在は企業全体の信頼性や安定性にも影響を及ぼす可能性があります。これらの弊害を回避するためには、企業は総務担当者の採用に十分な時間と労力を割き、適切な人材を探求することが重要です。

総務担当者を採用する時に気を付けるべきこと

総務担当者を採用する際には、以下の3つの重要なポイントに注意しましょう。

• ①多岐にわたる業務への対応できるか
• ②法的知識とコンプライアンスを把握しているか
• ③機密情報の取り扱いについて問題ないか

①多岐にわたる業務への対応できるか

これまでに触れてきたとおり、総務担当者は、人事・労務・経理・法務・庶務など、多岐にわたる業務を担当することがあります。これだけ広範な業務領域を担当するには、スピードと柔軟性が必要です。

また、一つひとつの仕事を処理するというよりは、マルチタスクを処理する対応力も求められます。採用する際には、候補者の経歴や職務経験を詳細に確認することが重要です。

さらに面接でも、多岐にわたる業務に適した能力や経験を持っているかを確認すると良いでしょう。具体的にはこれまでしてきた仕事の職掌について尋ねたり、何人体制でどれくらいの業務量を処理していたか聞いてみると、候補者のキャパシティを知れるでしょう。

②法的知識とコンプライアンスを把握しているか

総務担当者は、労務管理や法務関連の業務に従事する場合があります。当然ですが、法的な知識やコンプライアンスの理解ができているのか、確認する必要があります。

採用面接では適切な法的知識を持ち、法律や規制に準拠しつつ運営を行えるかを判断しましょう。特に日常的に取り扱う機密情報や社員の個人情報保護に関する法的知識がどのレベルにあるのかチェックしなければなりません。

そのためには、具体的な専門知識を確認する質問をしたり、これまでの実務経験でどういった種類の情報を取り扱ってきたのかなどをヒアリングすると良いでしょう。その際に、個人情報や機密情報を扱わない業務しか経験がなかったりする場合は、知識が不十分な候補者である可能性があるので気を付けましょう。

③機密情報の取り扱いについて問題ないか

総務担当者が機密情報の取り扱いに関する知識を十分に持っていたとしても、担当者が信頼に足る人物かどうか見定める必要があります。情報漏洩や不正利用を防ぐためには、そういったことをしない信頼性の高い担当者を選定することが重要だからです。

具体的には過去の職務経験や参照できる実績を確認したり、バックグラウンドチェックなどを行なうといった方法があります。これらの調査を通して候補者が機密情報の適切な取り扱いができるかを慎重に評価していきましょう。過去に不祥事を起こしていたり、退職理由が職場とのトラブルなどだったりすると、会社にとってリスクになり得ます。

こうしたリスクを回避し適格な総務担当者を採用することで、組織の安全性や信頼性を向上させられます。

能力の高い総務担当者を採用するために求人情報に記載すべき内容

総務担当者は企業内の重要なポジションであり、組織運営や法的コンプライアンス、機密情報の管理など多岐にわたる重要業務を担当します。そのため、能力的に優れた担当者の確保が急務です。以下では、能力の高い総務担当者を採用するために求人情報に記載すべき内容について考えていきます。

①職種や仕事内容を明確に記載

総務担当者の求人情報において、具体的な職種や担当業務内容を明確に記載することは非常に重要です。職種は「総務」と書けばいいと思う方も多いかもしれませんが、求人をより多くの人に見てもらうためには、他社との差別化が重要です。

求職者にとって魅力的な要素や、不安をなくす一言を添えると良いでしょう。たとえば、老舗セキュリティ企業の総務担当者（有給消化率100％）や、未経験歓迎など求職者の目を引くワードを入れるようにしましょう。

加えて、労務管理や人事管理など総務の中でも特定の領域に特化している場合はそれを示すことで、適切な候補者の応募を促進できます。

②給与や年収を実際にいる人ベースで記載

求人情報における給与や年収の記載は、応募者にとって入社を判断する重要な情報です。適切な人材を惹きつけるために、書き方を工夫しましょう。入社してからのギャップを無くすために、現職の担当者の実際の給与レンジを示したり、「最低支給額」と記載することで、安心感を与えることが可能です。

給与とは別で発生する手当やインセンティブなどは積極的に記載しましょう。月収例を細かく項目ごとに記載することで、入社後の収入イメージを作りやすくなります。

こうした給与や手当を細かく示すことで、会社の具体性と信憑性を高められます。

③休日や福利厚生の記載

求人の魅力には給与だけでなく、休日や福利厚生も含まれます。特に近年ではワークライフバランスを重要視する応募者が増えています。

総務担当者の求人情報には、週休2日制度や有給休暇、各種社会保険や福利厚生制度などを明確に記載すると良いでしょう。ただ、単に週休2日と記載するだけではなく、具体的に月何日休めるのか、年間だと何日になるのか書きましょう。具体的な数字を記載すると候補者に安心感を与えることができます。

通常の休みの他にも産休や育休からの復帰実績や有休の消化率を数字ベースで書くと、候補者に働きやすさをアピールできます。

④どのような人材を求めているかを明確に記載

求人情報には、求める人材の特徴や能力を明確に記載することが重要です。たとえば、コミュニケーション能力、問題解決力、機密情報への適切な取り扱いなど、求めるスキルや資質を具体的に示しましょう。ただし、求めるものをたくさん書くとよくありません。以下の2点を意識して記載するようにしましょう。

• ①必要最低限な要件だけを書く
• ②自分が対象者であるかどうかが分かる表現で書く

①については、必要最低限の条件を書き出すことで、応募者の幅を広げることができます。ここで欲張るとそもそも応募が来ないという自体になってしまいます。

②については、たとえば「◯年程度の実務経験」と書くと、◯年程度の実務経験がどの程度のレベルなのか不明確になり、応募できる人も応募しなくなってしまいます。

これらの情報を明確に定義づけて記載することで応募の数を増やすことができます。

⑤自社の魅力を記載

総務担当者の求人情報には、自社の魅力をアピールする文章を盛り込むことで、競争力を高められます。

たとえば、ベンチャー企業であれば事業の成長性やスピード感などをアピールしたり、老舗企業であれば、安定した経営基盤や定着率の高さなどをPRすると良いでしょう。
また、会社の社風や風通しの良い職場環境、キャリア支援の充実など、自社の強みを積極的に外へ伝えましょう。実際に所属している社員の声を掲載したり、社内イベントの写真などを掲載するとより伝わりやすくなります。

社内の空気を応募者に伝えることで、魅力的な企業として多くの人材を惹きつけることができます。

難しいと言われる総務担当者採用における見直すべき改善ポイント

総務担当者の採用は企業にとって重要な課題ですが、適切な人材を見つけることは容易ではありません。スキルや知識、さらには経験のある担当者を採用するのは困難です。

しかし、能力の高い総務担当者を採用するためには、いくつかの改善点を見直すことで、採用の確率を上げることができます。以下に、総務担当者採用の際に考慮すべき重要なポイントをご紹介します。

①採用サイトに口コミをいれる

企業の採用サイトは、自社の魅力をアピールする場として重要な役割を果たしていますが、企業のサイトの次に口コミサイトを見ていることが分かっています。

電通PRコンサルティングが実施した調査「採用版・魅力度ブランディングモデル」をもとにした就職活動調査を実施」では、口コミサイトは3番目に口コミの情報源として活用されています。これは企業が直接発信する情報から入手している割合が43.8％なのに対して、口コミサイトは39.5％になっています（※3）。

この口コミサイトに社員の声を掲載することで、従業員の本音や働きやすさが伝わり、求職者の興味を引くことができます。

（※3）参考：株式会社 電通PRコンサルティング「「採用版・魅力度ブランディングモデル」をもとにした就職活動調査を実施」

②既存の社員に質問の場を設ける

採用に興味を示す求職者は、従業員の生の声や意見に関心を持ちます。株式会社 電通PRコンサルティングが実施した調査「「採用版・魅力度ブランディングモデル」では、口コミを得る情報源の1位が社員などを通して聞いているそうです（※4）。

そのため、既存の社員の言葉は、応募者にとって一定の信憑性がある情報だと言っていいでしょう。

たとえば、企業の説明会や面接のときに、実際の社員へ質問する場を設けることで、求職者はリアルな情報を得ることができ、会社の雰囲気や風土をより把握するようになるでしょう。
結果としてそれが会社の信頼性や安心感につながってくるのです。

（※4）参考：株式会社 電通PRコンサルティング「「採用版・魅力度ブランディングモデル」をもとにした就職活動調査を実施」

③面接結果を早く連絡する

一見すると何でもないようですが、採用面接の結果をすぐに連絡するという行為も総務担当者を採用しやすくする方法の一つです。

採用結果までの待ち時間は求職者にとってストレスフルなものです。採用担当者は、面接後はなるべく早く結果を連絡するよう心掛けましょう。すぐに結果を連絡して間隔を空けないことで、考えたり他社と比較する時間を与えないという狙いもありますし、会社のイメージアップにもつながります。

迅速な連絡は、求職者に対する企業の熱意を示すことにもなり、プロフェッショナルな印象を与えることができます。できれば即日、遅くとも3営業日以内には伝えられるようにしましょう。

④面接前に書類選考を実施する

求職者の数が多い場合、面接前に書類選考を行うことで効率的に候補者を絞り込むことができます。

書類選考を実施すると効率的に応募者をより分けることができます。そのため、自社が求めるスキルを持つ人材を面接前にブラッシュアップできるのです。そうすることで、一次選考の時間を効率化でき、浮いた時間を最終面接に割いて、じっくり最終選考候補者の見極めを行うことができます。

一方で書類選考の基準を明確に設定しないと、最終選考に通すべき候補者を落としてしまったり、求める人材ではない人を最終選考まで残してかえって非効率になることもあるので注意が必要です。

⑤採用年齢を幅広く設定する

総務担当者に求められるスキルや経験は年齢とはあまり関係がありません。営業であれば体力や勢いなど若い人が有利になりますが、総務ではそういった年齢による有利不利が現れにくいと言っていいでしょう。

そのため、採用年齢を幅広く設定することで、応募者に対する間口を広げられます。こうすることで、さまざまな経歴や経験を持つ候補者の採用が可能となり、人材の多様性を取り入れることができます。

ただ、年齢の幅を広げた場合は、入社後の扱いをどうするのか、年齢別で考えておく必要があります。

総務経験の浅い若手を採用した場合と、長年実務を重ねて経験豊富なベテランを採用した場合とでは、教える内容や教育が変わるからです。若手の場合は長期的な育成を想定した教育プランを、ベテランであれば最新のシステムの使い方などのフォロー体制を整えておくと良いでしょう。

総務の採用は難しいが、採用の可能性を上げることは可能

総務担当者は、職務範囲が広く、密情報の扱いなどコンプライアンスが求められ、なおかつスピードや柔軟性を必要とすることなどから、採用市場の母数はあまり多くありません。そのため、総務担当者の採用は非常に困難です。

しかし、難易度は求人情報に掲載する内容を工夫したり、採用活動の動きを改善したりすることで、採用の可能性を上げることは可能です。

総務の採用手法の一つとして、転職エージェントの利用をオススメします。中でもWARC AGENTは、管理部門の中でもハイクラス人材に強い転職エージェントです。成長企業の総務部長や部門を牽引するリーダーに適した人材の紹介実績が豊富にあります。スムーズかつ希望の人材の採用を叶えてくれるサービスとなるでしょう。