総務担当者を採用するには何から始めたらいい？採用までの流れを解説

総務の採用担当として、優秀な総務担当者を見つけることは簡単ではありません。そんな方のために、本記事では、総務の採用ステップやポイントを解説します。また、WARC AGENTを利用した効果的な採用方法も紹介するので、より質の高い採用が可能となるでしょう。

総務担当者を採用するには何から始めればいい？

総務担当者の採用を考える際、ただ募集をかけるだけではなく、確実に適切な人材を得るための戦略が求められます。ここではでは、総務担当者を採用する際のポイントを8つのステップで紹介します。

①総務の必要性を評価する

総務担当者の採用を検討する際、その前段階として最も重要なのが「総務の役割や必要性」の評価です。企業は機械のように動くものではありません。それぞれの部門が緻密に連携し、それぞれの役割を果たして初めて組織としての成果を上げることができます。

総務の役割は、その企業の運営を支える土台となる部分を担っています。人事、労務、法務、施設管理など、多岐にわたる業務をこなすため、組織の中心とも言える存在です。しかし、その役割や必要性は、組織の規模や業種、そして現在の人員配置などによって変動します。

たとえば、スタートアップ企業では、初期段階で総務の専門家を持つよりも、複数の役割をこなす汎用性のある人材を優先することが考えられます。しかし、企業が成長し、従業員数が増え、業務が複雑化してくると、総務の専門的な知識やスキルが必要になってきます。

このように、組織の現状と将来のビジョンをもとに、総務担当者を採用するメリットをしっかりと考慮することが大切です。総務の役割を正しく評価し、その上で適切な人材採用の計画を立てることが、組織全体の円滑な運営をサポートする鍵となります。

②総務担当者の職務内容を明確化する

総務担当者の採用に際しては、その職務内容をきちんと明確化することが不可欠です。なぜなら、彼らが果たす役割は企業の基盤を支える非常に幅広い業務を含むからです。この業務の幅と深さを正確に把握することで、より適切な人材を採用するチャンスが高まります。

まず、総務担当者としての主な業務範囲をリストアップします。これには、人事・労務管理、法務、施設や設備の管理、社内イベントの企画や運営などが考えられます。次に、それぞれの業務における具体的な責任範囲を定義します。たとえば、人事に関する業務なら、採用活動や研修、給与計算、労務相談など、どの程度までの業務を担当するのかを明示します。

さらに、求めるスキルや経験、資格も具体的に洗い出します。総務の担当者には、コミュニケーション能力や組織運営のスキル、法律や労働法に関する知識が必要とされることが多いです。また、労務管理の経験や特定の資格、たとえば社会保険労務士の資格などが求められる場合もあります。

このように、具体的な業務内容や必要なスキルを明確化することで、求人票の作成や面接時の質問の参考とするだけでなく、新たに採用した担当者がスムーズに業務に取り組める土台を作ることができます。

③採用チームを構築する

総務担当者の採用は、単なる求人の発行以上の緻密なプロセスが求められる作業となります。そのため、適切な採用チームを構築することは非常に重要です。採用チームは、企業の求める総務担当者像を明確にし、その基準に基づき候補者を選ぶ役目を持っています。

このチームには、まず人事担当者が必須となります。彼らは採用のプロセスや面接の進行、選考基準の設定に関する専門的な知識を持っています。しかし、総務担当者の採用に際しては、その専門性を深く理解することが大切です。このため、総務の業務に精通しているスタッフもチームに含めると良いでしょう。彼らの経験や知見は、候補者のスキルや適性を的確に評価する際の大きな助けとなります。

たとえば、面接の際には、人事担当者が一般的な人物評価を行いつつ、総務経験者はその専門的な知識や経験に基づく質問をすることで、候補者の適性や能力を深く探ることができます。

採用チームを構築する際は、そのバランスを重視することが大切です。専門的な知識と人事の知見を組み合わせることで、採用の成功率を高め、企業にとって最適な総務担当者を迎え入れる準備ができるのです。

④求人媒体を選定する

求人媒体の選定は、採用成功のカギを握る大切なステップです。同じ求人内容であっても、どの媒体を通じて発信するかによって、応募してくる候補者の質や背景が大きく変わってきます。そのため、目指す人材像に合わせて、最適な求人媒体を選択することが重要となります。

たとえば、新卒者を中心に総務担当者を募集する場合は、大学の就職セミナーやキャリアフェア、新卒採用のための求人サイトを活用するのが良いでしょう。一方で、経験者を求める場合は、専門職を対象とした求人情報誌や、業界特化型の求人サイトを利用すると、より適切な候補者にアプローチできます。

また、企業のブランドや文化、待遇などをアピールしたい場合は、自社のウェブサイトやSNSを利用して情報発信することも考慮に入れると良いです。これにより、企業の魅力を伝えることができ、興味を持った応募者がアクセスしてくる可能性が高まります。

最後に、どの媒体を選ぶかを決定する際には、予算や採用スケジュールも考慮することが必要です。求人媒体ごとの掲載費用や効果を検討し、最も効果的な方法で人材を獲得することを目指しましょう。

⑤採用条件を明確化する

採用条件を明確化することは、採用活動の基盤となる非常に重要なステップです。求職者は、自分のキャリアやライフスタイルに合った企業を探しており、この採用条件が明確でなければ、魅力的な求職者を引き寄せることは難しくなります。

まず、給与に関しては企業の経済状況や市場価値を考慮して設定する必要があります。同業他社の給与水準や、求めるスキルセットや経験に対する報酬をリサーチすることで、公平で競争力のある給与を設定することができます。

次に、福利厚生は求職者にとって非常に大きな魅力となる要素です。健康保険、退職金、社員旅行、研修制度など、企業が提供する福利厚生を明確にリストアップし、その魅力をアピールすることが大切です。

労働条件もまた、求職者が企業を選ぶ際の重要な要因の一つです。勤務時間、休日、残業の有無、テレワークの可否など、具体的な労働環境を明確にすることで、求職者の期待とのギャップを防ぐことができます。

最後に、勤務地の明示は必須です。アクセスの良さやリモートワークの可否、転勤の有無など、働く場所に関する情報は、求職者の生活スタイルに大きく影響するためです。

⑥応募者の選考と面接

採用活動における応募者の選考と面接は、企業と求職者が初めて直接的にコミュニケーションを取る重要なフェーズです。この段階での適切な判断は、企業の将来を左右するほどの影響を持ちます。

まず、受け取った履歴書や職務経歴書をもとに、求めるスキルや経験を有する応募者を絞り込みます。この初回の書類選考では、必須条件を満たしているか、求める業務に即戦力として活躍できる可能性があるかを重点的に確認します。

次に、書類選考を通過した応募者に対して、面接を実施します。面接では、応募者の専門的な知識や技術はもちろん、その人の性格やコミュニケーション能力、チームでの働き方や適応性などもしっかりと見極めることが求められます。特に、総務担当者は企業内のさまざまな部門と連携を取るポジションなので、その柔軟性やコミュニケーション能力は非常に重要となります。

また、応募者の意欲やモチベーションも重視するべき点です。単に経験やスキルだけでなく、この企業でどのように貢献したいと考えているのか、どのようなキャリアを描いているのかを確認することで、長期的に活躍してくれるかどうかの手がかりを得ることができます。

⑦採用決定とオファー

採用過程において、面接や選考の結果を元に「この人ならばうちの企業で活躍してくれる」と判断した際に、次のステップとして採用オファーのプロセスが始まります。

まず、オファーを出す前に、採用条件や契約内容を最終確認します。給与、福利厚生、勤務時間、休日、勤務地、その他の待遇など、細かい条件を洗い出し、企業側として提示する内容に間違いがないかを再確認することは非常に重要です。

オファーを行う際、企業側からの熱意や期待を伝えるとともに、明確かつ具体的な情報を伝えることで、応募者が安心して入社を決意する手助けとなります。また、オファーの段階で応募者側に疑問や懸念があれば、それに対する回答や説明をしっかりと行うことが必要です。

そして、オファーのタイミングに関しても注意が必要です。選考結果が出たら、できるだけ迅速にオファーの連絡を行うよう心掛けることが大切です。優秀な求職者は、他の企業からもオファーを受けている可能性が高いため、迅速な対応が求められます。

⑧新しい総務担当者のオンボーディングを行う

新しい総務担当者が採用されると、企業の成長や発展に貢献する新たな一員としてその力を発揮することが期待されます。しかし、その力を最大限に活かすためには、適切なオンボーディングが不可欠です。

オンボーディングは、単に業務の内容を伝えるだけではありません。組織の文化、価値観、ルール、そしてチームの雰囲気など、会社全体の理解を深めるプロセスです。総務担当者としての具体的な業務内容や職務範囲、使うツールやソフトの使い方ももちろん重要ですが、それと同時に企業のミッションやビジョン、チームの目標など、組織としての大きな流れを把握することが大切です。

新入社員には、専任のメンターやサポート役を割り当てることで、日々の業務や組織の中での疑問や不安に対して、迅速に対応・解決してもらう体制を整えることも有効です。また、他の部署やチームとのコミュニケーションの機会を増やすことで、組織全体としての連携を促進させることも大切です。

最後に、オンボーディングは一時的なものではなく、定期的なフィードバックやサポートを続けることで、新しい総務担当者が持続的に成長し、組織に貢献していくための仕組みとなります。

総務採用担当の役割や求められる資質とは

総務部門の中でも、採用担当として働く人たちには特別な役割と資質が求められます。総務の採用担当は、企業の将来の成長や発展を支える人材を獲得する大切な役割を果たします。ここでは、これらの役割と資質について解説していきます。

総務の採用担当の役割

総務の採用担当としての役割は非常に多岐にわたります。その中でも、特に重要な役割をいくつか紹介します。

まず、彼らの最も基本的な役割は、企業が必要とする人材をタイムリーに確保することです。これには、求人情報の作成、応募者のデータベースの管理、面接の日程調整や実施、そして最終的な採用判断が含まれます。

次に、採用担当は企業のブランディングも担います。つまり、求人広告や採用情報セッション、キャンパスリクルーティングなどを通じて、企業の魅力や働くメリットを伝える役割も果たします。良い印象を持たれることで、多くの優秀な人材からの関心や応募が期待できます。

また、彼らは組織全体の人材ニーズを理解し、それに基づいた採用計画の策定や適切な求人媒体の選定などの戦略的な業務も行います。これにより、短期的なニーズだけでなく、中長期的な視点からの人材確保を目指します。

総務の採用担当者に求められる資質

総務の採用担当者は、企業の未来を左右する重要な役割を果たします。そのため、採用担当者には特定の資質やスキルが必要とされます。以下は、総務の採用担当者に求められる主な資質をいくつか解説します。

1. コミュニケーション能力：応募者や社内関係者との円滑なコミュニケーションをとることが求められます。正確に情報を伝え、理解することが必要です。
2. 対人関係スキル：多様なバックグラウンドを持つ人々と接するため、オープンマインドで相手を尊重し、建設的な関係を築ける能力が必要です。
3. 判断力：応募者の適性や能力を適切に評価し、企業のニーズに合った人材を選ぶ力が求められます。
4. 戦略的思考力：短期的な採用ニーズだけでなく、中長期的なビジョンに基づいて人材採用の戦略を立てることが大切です。
5. 情報収集・分析能力：求人市場の動向をキャッチし、有効な採用戦略を策定するための情報を収集・分析するスキルが求められます。
6. 柔軟性：採用の現場は常に変動しやすい。新しい情報や変更に柔軟に対応する能力が求められます。
7. 誠実性：採用業務は、企業のブランドや倫理を背負う重要な役割。高い倫理観と誠実さが必要です。

このような資質やスキルを持つ採用担当者は、企業にとって大きな財産となるでしょう。彼らの力で、企業は次世代のリーダーや優秀な人材を獲得し、持続的な成長を遂げることができます。

優秀な総務担当者を採用するにはどのような媒体を利用したらいい？

優秀な総務担当者を採用するためには、的確な媒体の利用が欠かせません。特に、総務分野に特化した媒体の利用は非常に効果的です。

総務専門の転職サイトを利用する

総務というのは、企業の基盤とも言える大切な部門です。企業の成長や運営に欠かせない役割を担う総務担当者を採用するには、効果的な手段が求められます。ここで、総務専門の転職サイトの活用が大いに役立ちます。

総務専門の転職サイトは、その名の通り総務に特化した人材や求人情報を集めたウェブサイトです。普通の転職サイトと異なり、特定の分野に焦点を当てているため、出会う求職者は総務に関連したスキルや経験を豊富に持つことが多いです。

企業側からすれば、このような特化型のサイトを活用することで、広告掲載の際のターゲットを絞り込むことができ、よりマッチした人材にアプローチすることが可能となります。また、求職者側も自分のキャリアやスキルを活かせる仕事を求めてサイトを訪れているため、求人情報の反響も大きいのが特徴です。

さらに、総務の専門家たちは、業界の動向や最新の知識、ベストプラクティスを探求していることが多いため、そうした情報を共有・交換する場としても転職サイトが役立つことがあります。

総務専門の人材紹介会社を利用する

総務部門は企業の運営を支える核心的な役割を持つため、その担当者の資質は非常に重要です。そのため、質の高い人材を確実に採用するためには、総務専門の人材紹介会社のサポートを活用することが有効であると言えます。

総務専門の人材紹介会社は、総務分野に特有のスキルや知識を持った人材を豊富に持つデータベースを保有しています。このため、企業の具体的なニーズや求める人材像に即した候補者を迅速にスカウト・提案してくれるのです。たとえば、特定の業界知識や経験を持った総務担当者を求める場合、一般的な人材紹介よりも総務専門の紹介会社を利用した方がマッチする人材に出会える確率が高まります。

さらに、これらの専門的な人材紹介会社は、総務のプロフェッショナルとしてのキャリア形成や成長をサポートする研修やセミナーを提供している場合もあり、紹介される人材の質も一段と高いものとなります。

また、採用活動全般のサポートも行ってくれるのが特徴。面接のスケジュール調整からオファーの交渉まで、企業側の負担を大きく軽減してくれます。そして何より、総務の専門家として長年の経験を持つコンサルタントが、採用活動をトータルでサポートしてくれるため、失敗のリスクを大きく減少させることができるのです。

優秀な総務担当者を採用するために求人情報に記載すべき内容

優秀な総務担当者の採用は企業の成長と安定に不可欠です。そんな人材を惹きつけるための求人情報作成には、以下の5つの要点が求められます。

自社の魅力を伝えることで、求職者の「この企業で働きたい」という意欲を引き出せるでしょう。

職種や仕事内容を明確に記載

求人情報を閲覧する際、求職者がまず目を通すのが「職種」や「仕事内容」です。これらの情報が不明確であれば、求職者が自分に合った職場かどうかの判断が難しくなります。特に総務担当者のような多岐にわたる業務を持つ職種では、具体的な仕事内容の明記が重要となります。

まず、職種を明確にすることで、求職者が自分がどのようなポジションで活躍するのかをイメージしやすくなります。たとえば「総務担当」というだけでなく、具体的に「人事業務を中心に労務管理、社内イベントの企画運営など」というように業務の範囲を具体的に記載することが求められます。

次に、具体的な仕事内容の記載により、求職者が日々どのような業務を行うのか、また、その業務に必要なスキルや経験を持っているかを自己評価できます。これにより、応募者が自身のスキルセットと仕事内容を照らし合わせることで、自分に適しているかどうかの判断がしやすくなります。

給与や年収を実際にいる人ベースで記載

給与や年収の情報は、多くの求職者が求人情報を選ぶ際に最も重視するポイントの一つです。そのため、具体的な金額や範囲を提示することは非常に重要です。では、なぜ「実際にいる人ベース」での記載が大切なのでしょうか。

まず、実際に働いている社員の給与や年収をもとにした情報は、求職者にとって信頼性が高いです。抽象的な金額の範囲や「業界トップクラスの給与」といった抽象的な表現よりも、具体的な数値や平均的な年収を提示することで、よりリアルな給与のイメージが求職者に伝わります。

次に、実際の社員の給与情報を公開することで、企業の透明性が伝わると同時に、採用活動においても公平性が保たれます。このような透明性は、特に優秀な総務担当者を採用する際には非常に有効です。彼らは企業の内部情報を知る立場となるため、最初から透明性を求める傾向が強いからです。

休日や福利厚生の記載

求職者が新しい職場を選ぶ際、給与や仕事内容だけでなく、休日や福利厚生も大きな判断材料となります。これらの情報は、求職者がその企業の働きやすさや、自身の生活との調和、さらには長期的なキャリア形成におけるサポートをどれだけ受けられるかを判断する上で欠かせないものです。

まず、休日の情報を正確に記載することで、求職者は自らのプライベートタイムや家族との時間、趣味や自己啓発活動にどれだけの時間を割けるのかを予測することができます。また、有給休暇の取得率や夏季休暇、年末年始休暇などの詳細を知ることで、実際に休みが取りやすい企業文化かどうかを推測する手助けとなります。

次に、福利厚生に関する情報は、企業の従業員への配慮や投資の度合いを示すバロメーターとなるため、非常に重要です。たとえば、健康保険の充実度、退職金制度、育児・介護支援策、教育・研修制度などは、求職者がその企業での長期的なキャリアを考える上での魅力的な要素となります。

特に総務担当者のような、企業の運営や社員のサポートを担当する役割の場合、これらの福利厚生の詳細を知ることで、自らの仕事の効果や必要性をより具体的にイメージすることができるでしょう。

どのような人材を求めているかを明確に記載

求人情報を作成する際、その企業がどのような人材を求めているのかを明確に記載することは非常に重要です。それは、具体的な求める人材像を示すことで、求職者が自らの経験やスキル、価値観が合致するかどうかを判断しやすくなるからです。

まず、求める人材像を具体的に書くことで、応募者の質が向上します。たとえば、「経験3年以上の総務担当者を求めています」や「チームワークを重視する方歓迎」といった記載がある場合、求職者は自分の経験や性格が該当するかどうかを瞬時に判断することができます。

また、企業文化や価値観に合った人材を引き寄せることができるのも、求める人材像を明確にするメリットの一つです。たとえば、「新しい取り組みに挑戦したい方」や「多様性を尊重し、多角的な視点を持つことができる方」といった記述は、その企業の文化や価値観を反映しており、同じ思いを持った求職者が引き寄せられます。

逆に、求める人材像が曖昧であると、多くの求職者が応募する可能性はあるものの、選考プロセスが煩雑となり、最終的に合致する人材を見逃してしまうリスクも増大します。

自社の魅力を記載

求人情報を作成する際、自社の魅力をきちんと伝えることは、優秀な人材を引き寄せる上での絶対的な要素です。これは総務担当者を採用する場面においても、例外ではありません。

多くの求職者は、自らのキャリアや生活に適した企業を選びたいと考えています。ここで「自社の魅力」というのは、単に給与や待遇だけを指すものではなく、会社の文化、ビジョン、取り組みなど、その企業ならではの特色や価値観を示すものと言えます。

たとえば、自社が独自の教育制度や研修を持ち、社員の成長をサポートしているという情報は、キャリアアップを望む総務担当者にとって大きな魅力となります。また、フレックスタイム制度やリモートワークの導入など、働き方の柔軟性をアピールすることも、ワークライフバランスを重視する人材にとって引きつけられる要素となります。

さらに、企業の社会的な取り組みや地域との連携、環境問題への対応など、CSR活動の情報も、多くの求職者にとっては魅力的です。これにより、企業が社会的な価値を持ち、それを実現するための行動をしていることを示すことができます。

企業が求める「優秀な総務担当者」への道筋

組織の安定的な運営を担う総務担当者の役割は、企業の成長とともにその重要性を増しています。そのため、求人情報の作成時には、職種や仕事内容、給与や福利厚生、そして自社の魅力を具体的かつ真摯に伝えることが必要です。これにより、ビジョンや価値観に共感する優秀な人材との出会いを実現することができます。

また、総務専門の転職サイトや人材紹介会社の利用も、ターゲットとする人材との接点を増やす効果的な手段となります。これらのサービスは、企業のニーズと求職者のスキルや経験をマッチングさせることで、双方にとって最適な採用を実現します。

さらに、WARC エージェントを活用することで、効果的な人材採用のサポートを受けることができます。組織の成長を支える総務担当者の採用に関して、WARC エージェントはあなたの頼れるパートナーとなるでしょう。