労務管理の基礎知識を解説｜合わせて業務効率化の方法も解説

職場の環境改善を考える上で、労務の基礎知識を知りたいと考える人は多そうです。労務管理の基本を押さえ、職場に合った取り組みを行い従業員が働きやすい環境を目指しましょう。

この記事では労務管理をする上で知っておきたい基礎知識や、業務効率化の方法について解説します。

　　 　　　　 　　　　 　　　　 　　　　

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基礎知識①労務管理とは

労務管理とは、従業員が気持ちよく働く環境を整える全般業務のことです。従業員は企業にとって重要な資源の一つであり、働く環境を整えることは会社の成長にも繋がります。

当務管理では、帳簿作成や就業規則の策定などの法律に基づいた業務を行うことが特徴の一つです。ただ、近頃では働き方の多様化や生産性向上を目指す世の中での動きから、時代の変化に合わせた業務を行うケースも増えています。

基礎知識②労務と人事との違い

従業員の働き方をサポートする業務として労務と人事は似ていますが、それぞれは焦点を当てる部分が異なります。人事は従業員一人ひとりに対するアプローチがメインであることに対し、労務は組織作りを行うポジションです。

人事は人材育成や人事考課など従業員個人にスポットを当てた業務が多いですが、労務は働く上でのルール決めを担います。労務がルールに合わせて必要な手続きを行うことから、組織の基礎力を担うポジションともいえそうです。

基礎知識③労務管理の基本となる法定三帳簿とは

法定三帳簿とは、公的機関からの立入検査の際に必要となる3つの書類のことです。従業員のいる企業には、法定三帳簿の作成と一定期間の保管が法律で義務付けられています。ここでは労務管理の基本となる法定三帳簿について解説するので、自社での記録方法と照らし合わせて理解しましょう。

労働者名簿

労働者名簿とは従業員一人ひとりの情報をまとめた書類で、名前や生年月日、住所や性別などを記録します。保管しなければならない期間は、従業員が働いている間ではなく会社を辞めた後からです。保管期間は3年間で、起算日は退職・解雇・死亡の日となります。

出勤簿

従業員が日々働いた証拠として、タイムカードやICカード記録による出勤簿の作成を行います。労働時間の管理は「働き方改革」の客観的な記録が必要との考え方から、従業員が自ら作成した出勤簿は禁止となっているため注意が必要です。保管期間は3年間で、起算日は「最後の賃金について記入した日」となっています。

賃金台帳

従業員一人一人への給与支払い状況をまとめた、賃金台帳の作成も必要です。賃金台帳には、従業員の基本給、手当の種類や控除額など給与に関する情報を記録します。賃金台帳は出勤簿との結びつきが強く、従業員に正しく給与を支払っていることの証明となる記録です。保管期間は3年であり、起算日は最後の出勤日となります。

基礎知識④労務管理で行う基本的な業務

労務が日頃からどのような仕事を行っているか、気になる人は多そうです。ここでは労務管理の幅広さや、一つひとつの業務がなぜ必要なのかを理解しましょう。

法定三帳簿の作成

労務管理の基本となる法定三帳簿を作成し、適切に保管する役割を担います。公的機関からの立入検査がある際、速やかに提出できるよう日頃から準備が必要です。また、法定三帳簿には必須事項を漏れなく記録し、法で決められた期間の保管が求められます。保管期間の起算日はそれぞれ帳簿によって異なるため、誤って処分することのないよう気をつけなければなりません。

労働契約を結ぶ

法律に定められた5原則に従って、従業員と労働契約を結びます。5原則は労働契約法を根拠とし、働き方の多様化によって起こりうる労働紛争に対応するために定められた考え方です。5原則には、主に企業側と労働者が対等な立場であることが示されています。ワークライフバランスへの配慮や義務を履行すること、権利を乱用しない等内容の理解が必要です。

給与計算をする

勤怠管理情報をもとに、正確な給与計算を行うことも労務の仕事の一つです。大まかには以下の流れで計算し、労働者の対価である給与をミスのないよう支払います。

• 勤怠情報から労働時間を集計する
• 労働時間から支給額を計算する
• 各種保険や税金を計算する
• 支給額から各種保険や税金分を差し引く

給与計算は勤怠管理情報をもとに行うため、従業員が働いた時間は正確に把握しなければなりません。また、支払い記録は賃金台帳として、決められた期間の保管が必要です。

入退社手続き

従業員の入退社時に、手続きとして各種書類の用意を行うのも労務の仕事です。入退社時の手続きは従業員の働き方と強く結びついているため、ミスにより会社の不信感に繋がるケースは珍しくありません。従業員が安心して働けるように、それぞれの手続きを滞りなく行う必要があります。入社時に行う主な業務は採用通知書や労働契約書の発行、保険の加入手続きなどです。退職時は、保険の脱退手続きや退職証明書、源泉徴収票の発行を行います。

休職・異動手続き

従業員の休業や異動に伴い、保険金や手当金などの各種手続きを行います。従業員から育児や介護休業の申請があった場合、労務は法律に沿って手当を支払う手続きが必要です。手当を受けるための要件や休業のルールについて把握し、相談があった際にはスムーズに対応します。異動手続きでは住所変更や社会保険に関する届出を用意するケースがあるので、漏れなく確認が必要です。

社会保険への加入

従業員の入社時に、各種社会保険への加入手続きを行うことも労務の仕事です。社会保険には健康保険・厚生年金保険・介護保険・労災保険・雇用保険などが関係し、従業員それぞれに合わせて加入が必要となります。加入要件は保険によって異なるので、従業員へ正しく説明を行いトラブル防止に努めたいものです。また、保険によって書類の提出先や期限が異なるため、従業員を雇用した際は速やかな対応が求められます。

安全面や衛生面の管理

安全面や衛生面の管理として主に挙げられるのは、従業員への健康診断やストレスチェック実施です。法律上、会社には従業員の健康状態のチェックのために、定期的な健康診断が義務付けられています。また、近頃ではパワーハラスメントによる精神的苦痛が、仕事に影響をきたすケースは少なくありません。労務には従業員が働く環境を守るための法律を把握し、適切に管理する役割が求められます。

就業規則を定める

法律上、常時10人以上の従業員がいる企業では就業規則を作らなければならないとされています。就業規則は法的な書類であり、従業員との取り決めを行う際の基本的な内容が示されていなければなりません。特に、従業員が毎月もらう賃金には有給や労働時間が関わるため、適切に規則を作成しておかないとトラブルに繋がります。働き方のルールを作成し、従業員と企業による内容の合意が必要です。

労務管理のポイントや注意点

労務管理を行う上で、注意すべき点やポイントがあれば知りたいところです。特に、近頃の労務は時代の変化に伴い、働き方の転換期を迎えていることにも留意しましょう。

コンプライアンスを順守する

労務は会社経営で守るべき法律を熟知し、企業の健全な運営に貢献する役割が求められます。企業活動を行うには、労働基準法や労働安全衛生法など守るべき法律を理解していなけばなりません。また、一度法律を理解すれば良いわけではなく、時代の変化に伴いルールが変わる場合にも対応する必要があります。労務には会社運営を支えているとの自覚を持ち、世の中の動きを常に追い続ける姿勢が求められるでしょう。

環境を改善していく

日本の職場環境は常に変化しているため、時代に合わせた会社運営が求められます。特に最近では、職場でのパワーハラスメントが従業員からの告発で発覚するケースは後を絶ちません。以前は受け入れられてきた従業員への指導方法が、今ではパワーハラスメントに当たるという可能性もあります。知らないうちに違反しないよう、ルールへの深い理解と共有が求められるでしょう。

生産性を上げるための対策をする

企業の生産性向上には、労務を含めたバックオフィス業務の効率化が必要だとされています。バックオフィス業務は企業の利益に直接関わりはないものの、従業員の働き方を整えることが生産性アップに繋がると考えられているからです。今まで手作業で行っていたデータ作成をパソコン上で行うなど、手間を少しずつ減らしていくことで従業員は本来の仕事に集中できるようになります。労務が率先して企業全体の働き方を変えていき、生産性アップに繋げる姿勢が求められるでしょう。

時代に合った働き方改革を行う

就業規則の策定を担当する労務には、時代に合った働き方改革を率先して提案する役割が求められます。昨今のコロナ禍では多くの企業が緊急事態宣言時にテレワークを導入し、自宅で安全に働けるように手配しました。その後、働き方を自ら選びたいと考える人は増え、ライフスタイルに合わせて出勤方法を選択できるようにした企業もあるようです。従業員に安心して働き続けてもらうためのアイデアを、労務が率先して提案していく姿勢が求められます。

労務管理の効率を上げたい場合のオススメの方法

いざ労務管理の効率アップを測りたいと思っても、どうしたらいいかわからない労務担当者は少なくないでしょう。便利なツールの利用や、自ら知識を身につけることでアイデアに繋がるためおすすめです。

知識豊富な専門家への依頼を検討する

自社での対応が難しいと感じたら、専門家への依頼を検討するのも方法の一つといえます。労務担当者の中には、自社の業務が時代の流れに合っておらず非効率だと感じている人も少なくなさそうです。自分ではアイデアが生まれない場合、専門家に依頼するとプロの視点から効率的な方法に切り替えるきっかけとなります。多くの企業のケースから自社に最適な改善策を見つけてくれる場合もあるため、困った時はプロへの依頼がおすすめです。

労務管理システムの導入もおすすめ

労務管理システムを導入すると、手間がかかっている業務の効率化ができそうです。労務の仕事内容は幅広く、日々の忙しさから業務の効率化についての具体的な策を講じられないケースは珍しくありません。人事管理や勤怠管理などを手助けするITツールはさまざまあるので、時間がかかっていると感じる業務への導入がおすすめです。ITツールの利用は業務が減るだけでなく、仕事の正確性が増すというメリットがあります。

労務管理の知識が身につく資格取得も効率化に有効

自らが労務管理の知識を身につけると、重要なポイントを押さえられ無駄のない業務に繋がります。以下は、労務管理にまつわる資格と学べる内容です。

資格	担当領域
労務管理士	労務の総合的な知識
社会保険労務士	労務が関わる手続き関係
衛生管理者	職場の安全確保や環境改善

知識を広げたい分野の資格取得を目指すと、今まで困っていた仕事がスムーズに進む可能性があります。労務本来の仕事に力を入れられるようになり、生産性アップに繋がるでしょう。

労務管理の基本的な知識を学んで効率化を目指そう

労務の仕事を日々忙しく感じる人も多そうですが、慌ただしい時こそ基礎を振り返る姿勢が求められます。便利なツールを頼りつつ、自らの知識をレベルアップさせることで労務の効率化に努めましょう。

また、労務の仕事をしてみたい人や転職を検討している人にはSYNCAの利用がおすすめです。管理職専門サイトを利用し、労務への転職を成功させましょう。

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